Ustawa o rachunkowości nakłada na przedsiębiorców szereg różnych obowiązków, w tym obowiązek regularnej inwentaryzacji majątku firmy, czyli tzw. środków trwałych. Mowa tutaj o maszynach, urządzeniach, samochodach i innych rzeczach stanowiących majątek firmy.
Na czym dokładnie polega inwentaryzacja?
Inwentaryzacja środków trwałych to nic innego jak przeliczenie wszystkiego, co wchodzi w majątek firmy. Zgodnie z przepisami zaliczamy tutaj budowle, lokale, środki transportu, maszyny oraz inne przedmioty, które składają się na majątek przedsiębiorstwa.Definicja ustawowa mówi również o tym, że środki trwałe muszą być kompletne i zdatne do użytkowania w okresie dłuższym niż jeden rok. Warunkiem koniecznym jest również użytkowanie środków trwałych tylko i wyłącznie na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej lub przekazanie ich w użytkowanie, dzierżawę lub leasing.
Kiedy konieczna staje się inwentaryzacja środków trwałych?
Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji na koniec roku obrotowego lub w dowolnym momencie raz na cztery lata ciąży na wszystkich przedsiębiorcach, którzy rozliczają się za pomocą ksiąg handlowych oraz na każdej osobie fizycznej, spółce cywilnej osób fizycznych, spółce jawnej osób fizycznych, które wykonują działalność gospodarczą i są zobowiązane do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Warto też podkreślić, że obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych dotyczy również podmiotów, które kończą działalność (dniem inwentaryzacji jest dzień zakończenia prowadzenia działalności gospodarczej).
Zalety regularnej inwentaryzacji?
Od wielu już lat pokutuje błędne przekonanie, że inwentaryzacja to czasochłonna i pozbawiona większego sensu procedura. Nic bardziej mylnego. Inwentaryzacja niesie za sobą bardzo wiele korzyści. W pierwszej kolejności pozwala weryfikować majątek i oceniać jego przydatność w dalszej działalności firmy.Dzięki regularnej inwentaryzacji dział finansowy może dokonać korekty przychodów i rozchodów oraz porównać i skorelować bieżący majątek firmy z danymi, jakie znajdują się w ewidencji.
Ważną korzyścią płynącą z regularnej inwentaryzacji jest systematyczna ocena stanu i przydatności maszyn, urządzeń i pojazdów, co w sposób bezpośredni wpływa na działalność operacyjną firmy. Warto więc powołać zespół spisowy składający się z osób kompetentnych i zaangażowanych, które do zadania podejdą rzetelnie i solidnie. Ważne jest też przygotowanie właściwych procedur oraz uzgodnienie tych samych metod pomiaru każdego roku, co pozwoli bezbłędnie porównywać wszystkie zebrane dane i informacje.
