Poszukując programu magazynowego dla swojej firmy, warto zadać sobie pytanie, jakich funkcji oczekujemy, biorąc pod uwagę jej potrzeby i stopień rozwoju. Czy program do magazynu ma nam służyć do prostego wyszukiwania towarów i sprawdzania stanów magazynowych? Czy wolimy, aby program magazynowy był w pełni zintegrowany z oprogramowaniem służącym rejestracji sprzedaży czy kasą fiskalną? Czy może dodatkowo, obok wspomnianych funkcji, program do magazynu ma nam pozwalać na szybkie analizy stanów magazynowych według różnych kryteriów, umożliwiające efektywne zarządzanie magazynem?
Nowoczesne programy magazynowe, oprócz wyposażenia we wskazane funkcje, w tym zintegrowanie z popularnymi oprogramowaniami do obsługi firmy w ramach systemów ERP, CRM, SCM, WMS pozwalają również na przedstawienie stanów magazynowych w ujęciu dynamicznym, czyli na bieżąco w trakcie realizacji procesów w firmie. Oczywiście w takim wypadku należy mieć na uwadze, że konieczne jest dysponowanie infrastrukturą techniczną magazynu wyposażaną w elektroniczne urządzenia do identyfikacji towaru na każdym etapie jego przetworzenia. Programy magazynowe zintegrowane w ramach infrastruktury magazynowej z tymi urządzeniami (np. skanery kodów kreskowych) dostarczają jakkolwiek wymiernych zauważalnych korzyści w postaci zwiększenia przepływu towarów w łańcuchu logistycznym, a tym samym pozwalają na optymalizację zapasów, kosztów oraz wzrost efektywności procesów magazynowych i sprzedaży.
Wprowadzenie nowoczesnego programu do magazynu stanowi podstawę dla rozwoju automatyzacji na obszarze magazynowym, ale także pociąga za sobą zmiany w pozostałych procesach, wykraczając poza ten obszar, integrując te procesy, a tym samym zwiększając wydajność całej firmy. Programy magazynowe zintegrowane z CRM pozwalają na zaopatrzenie w możliwie najlepsze dopasowane do oczekiwań klienta i możliwości firmy surowce, materiały, półwyroby i towary ściśle w wymaganej ilości i o odpowiednich parametrach, czyli dokładnie odpowiadając na zapotrzebowanie i nie generując strat magazynowych. Ma to szczególne znaczenie w przypadku produkcji. Taki program magazynowy pozwala także na monitorowanie wartości towaru poddawanego procesom przetwórczym i jego ilości, a także monitorowanie struktury towarów niezdatnych do dalszej obróbki oraz zwrotów. Pozwala także na monitorowanie zmian położenia towarów w magazynie wraz z kierunkiem ich przepływu w łańcuchu dostaw. Dokonuje również analiz ABC czy ABC/XYZ struktury towarów w czasie bieżącym oraz dostarcza danych na temat stanu gospodarki magazynowej na podstawie popularnych wskaźników magazynowych obliczanych również w ujęciu dynamicznym (dotyczących zarówno struktury towarowej, jak i pracy magazynu i wykorzystania jego przestrzeni np. wskaźnik rotacji zapasów czy wskaźnik wykorzystania urządzeń magazynowych). Na podstawie danych dotyczących stanów magazynowych oraz ich zmian, a także pracy i wyposażenia magazynu możliwe jest szybkie i efektywne podejmowanie decyzji zarządczych oraz antycypacja niekorzystnych warunków na obszarze magazynu, którym można zapobiec.
Niezbędną funkcją, jaką powinien posiadać każdy program magazynowy, powinna być także możliwość szybkiego i łatwego generowania dokumentów magazynowych oraz danych na temat realizacji procesów magazynowych, zarówno elektronicznie, jak i w sposób tradycyjny – papierowy. Należy mieć przy tym na uwadze, że program do magazynu powinien nie tylko służyć do obsługi magazynu, ale uwzględniać połączenia magazynu z pozostałymi, głównymi procesami odbywającymi się w firmie w logistycznym łańcuchu dostaw – w szczególności powinien być zintegrowany z systemem zaopatrzenia, produkcji i sprzedaży, a także z działem reklamacji i obsługi zwrotów.
